AKADEMIK PAPER

PENERAPAN JOB ANALYSIS, JOB DESCRIPTION, dan JOB SPESIFICATION

Jurusan Industri Pertanian, Fakultas Teknologi Pertanian, Universitas Brawijaya

Abstraks

Sumber daya manusia merupakan faktor terpenting dalam hal menunjukkan keunggulan kompetitif potensial bagi suatu perusahaan atau organisasi. Analisis jabatan merupakan prosedur untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya , dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut).

Dari hasil penelitian yang telah dilakukan, menunjukkan bahwa penerapan analisis jabatan tersebut mampu menentukan karateristik seperti apa yang harus dimiliki calon pegawai sebelum menduduki sebuah jabatan, outputnya berupa spesifikasi jabatan dan deskripsi pekerjaan. Analisis jabatan memberikan dampak positif baik pada perusahaan, organisasi, maupun pelaku pekerja. Dengan adanya analisis jabatan, uraian pekerjaan,dan spesifikasi kerja, perusahaan maupun pekerja tidak salah dalam memilih maupun menempatkan seseorang di jabatan dan di waktu yang tepat.  Penempatan pekerja yang tepat sesuai kemampuan, keterampilan, dan pendidikan akan membuat produktivitas kinerja suatu perusahaan atau organisasi meningkat.

Kata kunci: Analisis Jabatan, Produktivitas Kerja,  Spesifikasi Jabatan, Uraian Jabatan

BAB I

PENDAHULUAN

Setiap perusahan ataupun organisasi memiliki satu tujuan yang hendak dicapai, pencapaian tujuan tersebut dapat dilakukan dengan mendayagunakan sumber daya yang tersedia. Sumber Daya manusia merupakan faktor terpenting dalam hal menunjukkan keunggulan kompetitif potensial bagi suatu perusahaan atau organisasi. Adanya perencanaan sumber daya manusia yang baik, mendorong perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja yang baik dengan berdasarkan pada kompetensi. Oleh karena itu, perencanaan sumber daya manusia yang mampu menetapkan kualifikasi sumber daya manusia secara tepat, akan diperoleh sumber daya manusia yang memiliki kinerja tinggi dan secara bersama-sama membentuk kinerja perusahaan yang tinggi. Sebaliknya, dari kualifikasi yang tidak akurat akan menghasilkan sumber daya manusia dengan kinerja rendah sehingga berdampak pada hasil kinerja perusahaan yang rendah (Nawawi, 2001).

Analisis jabatan penting dilakukan dalam suatu organisasi guna menempatkan seseorang yang tepat pada suatu jabatan/pekerjaan tertentu. Namun kenyataannya terdapat beberapa organisasi yang merasa perlu dalam membuat uraian jabatan dan spesifikasi jabatan karena beranggapan bahwa semua karyawan akan mengetahui apa yang akan dikerjakan. Hal ini mebuat beberpa karyawan merasa bahwa pekerjaannya tidak seperti yang dibayangkan atau diinginkan, selain itu banyak karayawan yang merasa tidak cocok antara kemampuan pribadi dengan pekerjaan yang dijalani. Hal tersebut menyebabkan hasil evaluasi kerja menjadi tidak maksimal, dan produktivitas perusahaan menurun. Hingga saat ini banyak perusahaan yang melakukan efesiensi dengan memperkerjakan satu orang untuk beberapa bidang pekerjaan sekaligus, sehingga sulit membuat uraian jabatan karena nama jabatan yang tidak sama  dengan pekerjaan yang dilakukan.

BAB II

PEMBAHASAN

Dalam organisasi terdapat posisi yang harus diisi melalui pekerjaan yang ada.posisi pekerjaan yang sudah ada biasa diketahui lewat lowongan-lowongan perusahaan. Depertemen sumber daya manusia harus memahami bahwa untuk memelihara koordinasi pekerjaan maka pengetahuan tentang analisis jabatan dan desain pekerjaan tidak boleh dilewatkan.  Menurut Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya , dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut).

Berbagai penelitian ilmiah menunjukkan bahwa  analisis jabatan dapat berdampak positif terhadap kinerja karyawan dan peningkatan produktivitas kerja. Pada penelitian yang dilakukan oleh Tanumihardjo (2013), tentang pengaruh analisis jabatan terhadap kinerja pegawai menjelaskan bahwa Analisis jabatan memiliki peranan yang sangat penting dalam menejemen sumber daya manusia yaitu meningkatkan kinerja organisasi baik dari segi produktivitas, pelayanan maupun kualitas untuk mencapai tujuan utama organisasi. Analisis jabatan memiliki dua jenis informasi, yaitu:

1.       Uraian Jabatan (job description), uraian jabatan adalah suatu daftar tugas-tugas, tanggung jawab, hubungan laporan, kondisi kerja, tanggung jawab kepenyeliaan suatu jabatan-suatu produk dari analisis jabatan.

2.       Spesifikasi Jabatan (Job Spesification), spesifikasi jabatan adalah suatu daftar dari tuntutan manusiawi suatu jabatan, yakni pendidikan, ketrampilan, kepribadian, dan lain-lain yang sesuai produk dari analisis jabatan.

Analisis jabatan memiliki peran sebagai alat untuk memudahkan desain ulang dan perubahan pekerjaan. Hasil dari analisis jabatan juga bisa digunakan untuk beberapa hal, yaitu:

1.       Penyusunan formasi

2.       Mutasi

3.       Administrasi gaji pegawai

4.       Penilaian prestasi, dan perencanaan organisasi.

Setiap variable pada analisis jabatan, uraian jabatan, dan spesifikasi jabatan memiliki keterkaitan yang besar terhadap peningkatan kinerja karyawan.

Pada penelitian yang dilakukan  oleh Hasan (2013), telah dijelaskan bahwa analisis jabatan merupakan suatu kegiatan untuk memperoleh informasi jabatan yang dilakukan secara logis dan sistematis. selain memberikan pengertian tentang tugas-tugas pada suatu jabatan, analisis jabatan dapat digunakan sebagai alat dalam memperoleh kualitas dan kuantitas pegawai yang sesuai untuk mencapai tujuan organisasi, pelatihan, evaluasi jabatan, penilaian,promosi,mutasi, perkenalan, penyuluhan, hubungan ketenagakerjaan, dan perencanaan kembali jabatan. Tujuan dari penelitian tersebut adalah mengetahui penerapan analisis jabatan dalam upaya meningkatkan efektivitas kerja.  Hasil dari penelitian tersebut menyatakan bahwa dengan menerapkan analisis jabatan dapat memberikan kemudahan pada perusahaan dan pekerja dalam beberapa faktor, yaitu:

a.    Informasi analisis jabatan  sebagai penyusunan program kelembagaan:

1.    Kesesuaian jumlah pegawai dengan tugas unit kerja.

2.    Kesesuaian kualitas pegawai dengan tu-gas unit kerja

3.    Kesesuaian jumlah pegawai dengan jenis kerja

4.    Kesesuaian kualitas pegawai dengan jenis pekerjaan

5.    Kesesuaian jumlah pegawai dengan sifat pekerjaan

6.    Kesesuaian kualitas pegawai dengan tugas unit kerja

b.    Analisis jabatan untuk pendidikan dan pelatihan tenaga kerja

1.      Pengetahuan pegawai terhadap tujuan pendidikan dan pelatihan (diklat)

2.      Pemahaman pegawai terhadap materi pendidikan dan pelatihan

3.      Kesesuaian pendidikan dan pelatihan dengan jenis pekerjaan

c.    Analisis jabatan untuk pembinaan dan tata laksana organisasi

1.   Tingkat pemahaman pegawai terhadap tugas, fungsi dan susunan organisasi

2.   Tingkat pemahaman pegawai terhadap prosedur kerja

3.   Tingkat pemahaman pegawai terhadap tata hubungan kerja

4.   Tingkat pemahaman pegawai terhadap mutasi

Manfaat yang didapatkan oleh perusahaan dengan penerapan analisis jabatan yaitu adanya peningkatan efektivitas kerja yang dapat dilihat daribeberapa faktor, antara lain:

1, kemampuan pegawai menyelesaikan pekerjaan

2. penyelesaian pekerjaan dengan tepat waktu dan hasil yang optimal

3. menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan waktu yang ditetapkan

4. Menyelesaikan pekerjaan dengan hati-hati dan teliti

5. Menyelesaikan pekerjaan dengan berusaha mencapai tujuan

Pada sebuah analisis jabatan, terdapat uraian jabatan atau job description. Uraian jabatan merupakan alat yang digunakan untuk mengetahui suatu jenis jabatan, ruang lingkup tugas yang akan dilaksanakan, sifat pekerjaan, syarat-syarat jabatan, dan perkiraan kapasitas pegawai dalam jangka waktu tertentu (Nainggoalan, 1978).  Sub focus pada penelitian yang dilakukan oleh Hasan (2013) tentang analisis jabatan adalah uraian jabatan (job description). Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan analisis jabatan dalam upaya peningkatan kinerja aparatur pada badan pengelolahan kawasan pedalam dan daerah tertinggal di provinsi Kalimantan Timur. Berdasarkan hasil penelitian, karena uraian jabatan belum diterapkan sesuai dengan klasifikasi yang ditentukan, hasil dari uraian jabatan belum berjalan secara optimal. Hal tersebut apat dilihat dari beberapa faktor, yaitu :

1.    Distribusi pekerjaan kurang adil dan merata

2.    Terjadi kesenjangan antara harapan dan kenyataan

3.    Terjadi ketidaksambungan antara kemampuan pegawai dengan jenis pekerjaan

4.    Adanya pemaksaan pekerjaan

5.    Hasil kerja idak efektif

Faktor-faktor yang menghambat dalam penerapan analisis jabatan pada penelitian ini adalah :

1.    Terbatasnya kewenangan yang dimiliki

2.    Adanya keterikatan dengan Badan Kepegawaian Daerah

3.    Tidak adanya sinkronisasi antar kedua lembaga

4.    Menempatkan pegawai yang tidak memenuhi kualifikasi

5.    Pengangkatan dalam jabatan kurang objektif

Uraian jabatan akan membantu perusahaan maupun pekerja dalam mengetahui kemampuan menjalankan jabatan yang akan diisi. Penerapan analisis jabatan yang tepat, baik ditinjau dari persyaratan jabatan maupun uraian pekerjaan, akan membawa konsekuensi terhadap hasil kerja/kinerja yang baik.

Penelitian bertema analisi jabatan juga dilakukan oleh Sugiarto (2010), yang meneliti tentang persepsi karyawan tentang penerapan analisis jabatan.  Prespektif karyawan sebagai pelaksanan hasil dari analisis jabatan penting untuk diperhatikan. Efektivitas penerapan analisis jabatan akan menimbulkan perpepsi di dalam diri karyawan mengenai penerapan analisis jabatan tersbut, yang akan berdampak pada motivasi kerja karyawan yang bersangkutan. Penelitan dilakukan dengan pengujian pada dimensi uraian jabatan dan job spesifikasi. hasil dari penelitian yaitu perusahaan berhasil menerapkan analaisis jabatan dengan baik karena telah dipersepsikan dengan baik dan sesuai kondisi yang dihadapi oleh karyawan. Beberapa indicator yang menunjukkan hasil baik yaitu :

1.    Indicator kejelasan definisi wewenang

2.    Kompensasi

3.    Kelengkapan fasilitas

4.    Kesesuaian latar belakang pendidikan

Pada penelitian yang dilakukan Saif (2013) menyatakan bahwa sebuah analisis pekerjaan memberikan gambaran obyektif pekerjaan, bukan orang yang melakukan pekerjaan, dan sebagai seperti, memberikan informasi fundamental untuk mendukung semua kegiatan HR berikutnya dan terkait, seperti : perekrutan, pelatihan, pengembangan, manajemen kinerja dan perencanaan suksesi. Analisis jabatan membantu memastikan bahwa :

1.    Keputusan yang dibuat sehubungan dengan proses HR merupakan keputusan yang baik, yaitu adil dan akurat.

2.    Membantu memastikan defensibility keputusan dibuat untuk karyawan (yang mengakibatkan manajemen SDM yang baik)

3.    Menghasilkan penghematan biaya, waktu dan reputasi

 Analisis jabatan memberikan informasi tentang pekerjaan saat ini sedang dilakukan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang individu perlu yang memadai untuk melakukan pekerjaan. Variable-variabel tersebut saling terkait satu samalain dalam analisis jabatan dan tidak dapat dihilangkan. Sebuah konsep penting dari analisis jabatan adalah bahwa analisis dilakukan dari Pekerjaan bukan dari orang tersebut. 

BAB III

KESIMPULAN

Dari kajian beberapa jurnal tersebut dapat diketahui bahwa penerapan Job Analysis dapat memberikan manfaat yang besar perusahaan maupun organisasi dalam mencapai tujuan, dan penting untuk diterapkan agar produktivitas kinerja karyawan meningkat. Hasil analisis jabatan tersebut mampu menentukan karateristik seperti apa yang harus dimiliki calon pegawai sebelum menduduki sebuah jabatan, outputnya berupa spesifikasi jabatan dan deskripsi pekerjaan. Analisis jabatan merupakan bagian yang sangat strategis dalam rangka memperjelas pekerjaan antar pegawai, bahwa belum tentu nama jabatan yang sama mempunyai konsekuensi pekerjaan yang sama persis dan penggolongan jabatan secara umum yang berbeda yang punya indikasi memperluas cakupan pekerjaan. Penerapan analisis jabatan tidak hanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar saja, karena pada dasarnya setiap organisasi membutuhkan adanya analisis jabatan guna menunjang kinerja organisasi. Analisis jabatan dapat mengurangi pengeluaran perusahaan akibat kesalahan dalam menempatkan sesesorang pada suatu jabatan, sehingga dapat mengurangi mutasi, PHK, dan pengunduran diri karyawan.

DAFTAR PUSTAKA

Dessler, Gary. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia Jilid 1. Jakarta : PT. Indeks

Hasan, Nur,F, dan Suarta,D. 2013. Penerapan Analisis Jabatan Dalam Upaya Peningkatan Kinerja Aparatur Pada Badan Pengelohan Kawasan Perbatasan Pedalam Dan Daerah Tertinggal Provinsi Kalimantan Timur. eJournal Administrative Reform. 1(2) : 370-380.

Khotimah, S. 2012. Penerapan Analisis Jabatan Sbagai Upaya Meningkatkan Efektifitas Kerja Pada Sekretariat Daerah Kabupaten Kota Waringin Barat. Jurnal Ilmu-ilmu Sosial. 4(2).

Nawawi, Hadari (2001). Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Bisnis yang Kompetitif. Cetakan keempat. Gadjah Mada University Press. Yogyakarta.

Saif,N, Muh Saaqib,K, Khalid,R, Shafiq ur,R, Zia-ur-,R, dkk. 2013. Competency Based Job Analysis. International Journal Of Academik Research In Accounting, Finance and Management Sciencess. 3(1) : 105-111.

Sugiantoro, B. 2010. Persepsi Karyawan Tentang Penerapan Analisis Jabatan. Jurnal Ilmu Administrasi dan Organisasi. 17(1) : 61-69

Tanumihardjo,S, Abdul,H, dan Irwan, N. 2013. Pengaruh Analisis Jabatan Terhadap Kinerja Pegawai (Studi Pada Sekretariat Daerah Pemerintah Kabupaten Malang). Jurnal Administrasi Publik (JAP). 1(6) : 1114-1122.